Los beneficios del proyecto son diversos, en primer lugar aumenta la accesibilidad ya que los usuarios pueden familiarizarse con el hospital sin necesidad de trasladarse; en segundo lugar, fomenta la confianza de los pacientes al proporcionarles información clara, precisa y personalizada, presentada por los propios profesionales de la salud. Por último, promueve una mejor organización y flujo de personas dentro del hospital, ya que los usuarios llegan con mayor conocimiento sobre los espacios y procedimientos que deben seguir. La participación activa de los profesionales de la salud es fundamental, ya que sus explicaciones contribuyen a humanizar y profesionalizar la experiencia virtual. A largo plazo este proyecto tiene el potencial de ser replicado en otros hospitales y centros de salud, marcando un precedente en el uso de la tecnología para mejorar la atención sanitaria. Además, puede integrarse con otras iniciativas, como aplicaciones de gestión de citas, como es el objetivo final de la GAI de Guadalajara.
En conclusión, el Hospital 360º «Conócenos Virtualmente» representa un avance significativo en la accesibilidad y digitalización humanizada de los servicios de salud. Al combinar tecnología innovadora y experiencia de profesionales, esta iniciativa no sólo transforma la manera en que los usuarios se relacionan con el hospital, si no que también establece un nuevo estándar de calidad en la atención sanitaria. Este es un proyecto que coloca a la GAI de Guadalajara como líder en innovación y humanización de los servicios de salud.
Nace de la escucha activa llevada a cabo a través de reclamaciones y/o sugerencias de pacientes y familiares.
Proporcionar un recorrido virtual en 360 grados permitirá a los pacientes conocer de antemano las rutas y los servicios, facilitando su llegada y mejorando su confort y tranquilidad. Puedes pasear, verlo por dentro, entrar en diferentes unidades y ver los recursos y las posibilidades que te ofrece desde cualquier dispositivo con internet, Smartphone, tablet u ordenador personal.
El usuario normalmente no conoce su hospital, no sabe los recursos que ofrece, ni conoce su cartera de servicios. Este proyecto permite realizar una visita inmersiva con imágenes, vídeos y documentación, por lo tanto facilita el acceso a recursos básicos: horario de servicios, localización, información sobre diferentes unidades,
Debido al cambio constante del sistema sanitario, del personal y la reordenación de estructuras, se hace necesaria una gestión rápida y precisa de la información y tenemos la posibilidad de ir un paso por delante gracias a la tecnología. La información no sólo es poder, es cercanía y tranquilidad y por lo tanto es humanización. El tener un sistema de salud accesible, visual y cercano, es ir un paso por delante en la relación de la persona con el sistema.
. Reunión con el equipo directivo y técnico para definir los recursos y equipos necesarios.
. Poner en conocimiento del proyecto a Salud Digital, dependiente de la Consejería de Sanidad, para su aprobación.
. Aprobación del proyecto en la Comisión de Dirección del centro y comunicación y autorización por parte de Servicios Centrales.
. Designación de tareas y funciones (definir responsable del proyecto, personal de informática, personal de apoyo y logística).
. Elaboración del plan de acción y la elaboración de una ruta de actuación (reuniones para consecución de los objetivos marcados).
. Perfilar y definir la estructura del hospital virtual, las estancias principales que van a ser grabadas y fotografiadas con cámara 360. Toma de fotografías de las estancias definidas por parte del personal seleccionado. Selección de las rutas y servicios a ser filmados.
.Creación del hospital virtual. Solicitar a los diferentes servicios y unidades la documentación actualizada que se va a subir a la red de Hospital 360. Visítanos virtualmente.
. Creación de contenido. Grabación de vídeos explicativos en las unidades correspondientes.
Fase 2: Producción de vídeos (Mes 2-3)
. Filmación de las rutas seleccionadas, incluyendo accesos principales, áreas de recepción y los diferentes servicios médicos.
Fase 3: Integración Tecnológica (Mes 4)
. Desarrollo de un sistema de envío de enlaces de vídeos junto con la confirmación de la cita.
. Pruebas del sistema con un grupo piloto de pacientes.
. Perfilar y definir el hospital 360, cartera de servicios, guías de acogida e información básica para el usuario. Vídeos de empatía y formación en humanización para los profesionales.
. Difusión en prensa, televisión local, radio, redes sociales, congresos, jornadas,…
. Talleres formativos.
Fase 4: Implementación (Mes 5)
. Implementación del sistema a nivel hospitalario.
. Formación del personal sobre el uso del sistema y la comunicación con los pacientes.
Fase 5: Evaluación y Ajustes (Mes 6-7)
. Recopilación de feedback de los pacientes y personal sanitario.
. Análisis de los datos y ajuste del sistema.
. Continuación con la difusión y crecimiento, añadir unidades y servicios no incluidos en la primera grabación.
Reuniones Iniciales: Realizar reuniones con el equipo directivo y técnico para definir los recursos y equipos necesarios. Esto incluye la designación de responsables del proyecto y el personal de informática, apoyo y logística.
Aprobaciones y Comunicaciones: Presentar el proyecto a Salud Digital, dependiente de la Consejería de Sanidad, para su aprobación y obtener la autorización de la Comisión de Dirección del centro y los Servicios Centrales.
Definición de Estructura: Perfilar y definir la estructura del hospital virtual, determinando las estancias principales a ser grabadas y fotografiadas con cámara 360. Tomar fotografías y seleccionar las rutas y servicios a filmar.
Creación de Contenidos: Solicitar a los diferentes servicios y unidades la documentación actualizada que se subirá a la plataforma «Hospital 360», y grabar vídeos explicativos en las unidades correspondientes.
2. Producción de Vídeos
Meses 2-3: Producción de Vídeos.
Filmación de Rutas y Servicios: Filmar las rutas seleccionadas, incluyendo accesos principales, áreas de recepción y diferentes servicios médicos del hospital. Asegurarse de que las filmaciones sean detalladas y de alta calidad para proporcionar una experiencia inmersiva a los pacientes. Firma de consentimiento por parte de los profesionales para uso de imágenes.
3. Integración Tecnológica
Mes 4: Integración Tecnológica
Desarrollo del Sistema de Envío de Enlaces: Desarrollar un sistema para enviar automáticamente los enlaces a los vídeos de las rutas hospitalarias junto con la confirmación de la cita médica.
Pruebas Piloto: Realizar pruebas con un grupo piloto de pacientes para evaluar la funcionalidad del sistema y recoger feedback.
Perfilar y Definir Contenidos: Perfilar y definir el hospital 360, incluyendo la cartera de servicios, guías de acogida e información básica para el usuario. Producir vídeos de empatía y formación en humanización para los profesionales.
Difusión en Medios: Promocionar el proyecto a través de prensa, televisión local, radio y redes sociales para aumentar la visibilidad y el conocimiento del servicio.
Talleres Formativos: Organizar talleres formativos para el personal del hospital sobre el uso del sistema y la comunicación eficaz con los pacientes.
4. Implementación
Mes 5: Implementación
Despliegue del Sistema: Implementar el sistema de visitas virtuales a nivel hospitalario, asegurando que todos los equipos estén operativos y funcionales.
Formación del Personal: Capacitar al personal del hospital en el uso del sistema y en cómo orientar a los pacientes para acceder y utilizar las visitas virtuales.
5. Evaluación y Ajustes
Meses 6-7: Evaluación y Ajustes
Recopilación de Feedback: Recoger opiniones y sugerencias de los pacientes y el personal sanitario a través de encuestas y entrevistas.
Análisis de Datos: Analizar los datos recogidos para identificar tendencias y áreas de mejora. Evaluar el impacto del proyecto en la satisfacción del paciente y la reducción de la ansiedad.
Ajustes del Sistema: Realizar los ajustes necesarios en el sistema según los resultados del análisis y el feedback recibido. Continuar con la difusión y expansión del proyecto, incluyendo nuevas unidades y servicios no incluidos en la primera grabación.
Organizar reuniones periódicas para coordinar las actividades de despliegue y resolver cualquier problema que surja durante el proceso.
Formación del Personal
Capacitar a todo el personal del hospital sobre el uso del sistema de visitas virtuales en 360 grados.
Ofrecer sesiones de formación tanto presenciales como virtuales para asegurar que todo el personal esté familiarizado con las nuevas herramientas y procedimientos.
Implementación del Sistema
Instalar y configurar el sistema de visitas virtuales en 360 grados en todos los dispositivos necesarios (ordenadores, tablets, smartphones).
Verificar que todos los enlaces de los vídeos y la información del hospital virtual estén correctamente integrados en el sistema de confirmación de citas.
Pruebas Piloto
Realizar una fase de pruebas piloto con un grupo selecto de pacientes y personal para identificar y corregir cualquier problema técnico o de usabilidad antes del despliegue completo.
Recoger feedback de los participantes en la prueba piloto y realizar los ajustes necesarios en el sistema.
Lanzamiento Oficial
Anunciar el lanzamiento oficial del proyecto «Hospital 360. Conócenos virtualmente» a través de medios de comunicación internos y externos.
Asegurar la disponibilidad de soporte técnico para resolver cualquier problema durante las primeras semanas de uso del nuevo sistema.
Monitorización y Soporte Continuo
Establecer un sistema de monitorización continua para asegurar que el sistema de visitas virtuales funcione sin problemas.
Proporcionar soporte continuo y recursos adicionales para el personal y los pacientes que necesiten ayuda con el uso del sistema.
Actividades de Comunicación
Difusión en Medios de Comunicación: Utilizar prensa, televisión local, radio y redes sociales para informar a la comunidad sobre el nuevo servicio.
Material Informativo: Crear y distribuir folletos, carteles y otros materiales informativos dentro del hospital para orientar a los pacientes sobre cómo acceder a las visitas virtuales.
Talleres y Presentaciones: Organizar talleres y presentaciones para pacientes y personal del hospital, explicando los beneficios y el funcionamiento del sistema de visitas virtuales.
Evaluación Post-Despliegue
Recolección de Feedback: Realizar encuestas y entrevistas tanto a pacientes como al personal para recoger sus opiniones sobre el sistema después de su implementación.
Análisis de Datos: Evaluar los datos recogidos para medir el impacto del sistema en la satisfacción del paciente y la reducción de la ansiedad.
Ajustes y Mejoras: Implementar cualquier ajuste necesario basado en el feedback y el análisis de datos para mejorar continuamente el sistema.
. Encuestas de satisfacción: A los pacientes que hayan utilizado el servicio se les pedirá que cumplimenten una encuesta sobre su experiencia y nivel de satisfacción.
. Entrevistas con el personal: Se entrevistará al personal sanitario y administrativo para recoger su feedback y sugerencias de mejora.
. Análisis de datos: se analizarán los datos recogidos para identificar tendencias y áreas de mejora, como el nivel de reducción de ansiedad reportado por los pacientes.
. Revisión trimestral: se llevarán a cabo reuniones trimestrales para revisar los resultados y realizar los ajustes necesarios en el sistema.
1. Uso de Tecnología 360 Grados
La utilización de cámaras y vídeos en 360 grados permite a los pacientes explorar virtualmente el hospital desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Esta tecnología inmersiva no solo proporciona una visión completa y realista de las instalaciones, sino que también ofrece una experiencia interactiva que va más allá de los métodos tradicionales de comunicación hospitalaria.
2. Accesibilidad y Familiarización
El proyecto facilita que los pacientes se familiaricen con el entorno hospitalario antes de su visita física. Poder recorrer virtualmente las rutas principales y conocer los servicios disponibles ayuda a reducir la ansiedad y el estrés que suelen acompañar las visitas médicas. Esta familiarización previa puede mejorar significativamente la experiencia del paciente, promoviendo un sentimiento de tranquilidad y confianza.
3. Envío Automático de Enlaces
El desarrollo de un sistema automatizado que envíe enlaces a los vídeos de 360 grados junto con la confirmación de la cita médica es una característica innovadora que integra tecnología de comunicación avanzada en el proceso de gestión de citas. Este sistema garantiza que los pacientes reciban la información necesaria de manera oportuna y eficiente.
4. Punto de Información Digital con QR
La implementación de puntos de información digital accesibles a través de códigos QR dentro del hospital es una solución moderna y práctica. Los pacientes pueden escanear los códigos QR con sus dispositivos móviles para acceder rápidamente a información detallada sobre las diferentes unidades, servicios y horarios del hospital, mejorando así la accesibilidad de la información.
5. Evaluación y Mejora Continua
El enfoque en la recopilación de feedback de los pacientes y del personal sanitario, así como en la evaluación continua del sistema, demuestra un compromiso con la mejora constante. El análisis de datos y la realización de encuestas de satisfacción permiten identificar áreas de mejora y ajustar el sistema para que se adapte mejor a las necesidades de los usuarios.
6. Metodología Centrada en el Usuario
Adoptar una metodología centrada en la persona asegura que cada paso del proceso esté alineado con las necesidades y expectativas de los pacientes. Esta perspectiva de diseño centrada en el usuario es fundamental para desarrollar soluciones que realmente aporten valor y mejoren la experiencia del paciente en el hospital.
7. Impacto en la Humanización de la Atención Sanitaria
El proyecto se alinea con los objetivos del Plan de Humanización de la atención sanitaria, utilizando tecnologías innovadoras para hacer que el entorno hospitalario sea más accesible y menos intimidante para los pacientes. La humanización de la atención a través de la tecnología es una tendencia creciente que busca mejorar la relación entre los pacientes y el sistema de salud.
1. Medios de Comunicación Tradicionales
Prensa Escrita: Publicar artículos en periódicos locales y regionales que expliquen los beneficios del proyecto y cómo utilizarlo.
Radio y Televisión: Participar en entrevistas y segmentos en estaciones de radio y televisión locales para llegar a un público más amplio.
2. Medios Digitales y Redes Sociales
Sitio Web del Hospital: Crear una sección dedicada al proyecto en el sitio web del hospital con información detallada, vídeos explicativos y enlaces directos a las visitas virtuales.
Redes Sociales: Utilizar plataformas como Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn para compartir actualizaciones, vídeos y testimonios de pacientes que hayan utilizado el servicio. Utilizar hashtags específicos para aumentar la visibilidad.
Boletines Electrónicos: Enviar boletines electrónicos a la base de datos de pacientes y suscriptores del hospital, informándoles sobre el proyecto y sus beneficios.
3. Materiales Informativos
Folletos y Carteles: Diseñar y distribuir folletos y carteles informativos en áreas de alto tráfico dentro del hospital, como la recepción, salas de espera y cafeterías.
Puntos de Información Digitales: Implementar puntos de información digitales interactivos en el hospital, donde los pacientes puedan acceder fácilmente a la información sobre el proyecto.
4. Eventos y Talleres
Eventos de Lanzamiento: Organizar un evento de lanzamiento oficial del proyecto, invitando a medios de comunicación, personal del hospital y representantes de la comunidad.
Talleres Educativos: Ofrecer talleres y sesiones informativas para pacientes, personal del hospital y la comunidad, explicando cómo utilizar el sistema de visitas virtuales y destacando sus beneficios.
5. Colaboraciones y Alianzas
Colaboraciones con Centros de Salud y Clínicas: Establecer alianzas con otros centros de salud y clínicas de la región para compartir información sobre el proyecto y ampliar su alcance.
Organizaciones Comunitarias: Colaborar con organizaciones comunitarias y grupos de apoyo para difundir información sobre el proyecto a sus miembros.
6. Testimonios y Casos de Éxito
Historias de Pacientes: Recopilar y compartir historias y testimonios de pacientes que hayan utilizado el servicio de visitas virtuales, destacando cómo les ha ayudado a reducir la ansiedad y mejorar su experiencia hospitalaria.
Casos de Éxito: Publicar estudios de casos de éxito en el sitio web del hospital y en medios de comunicación, mostrando el impacto positivo del proyecto en la atención al paciente.
Plan de Comunicación
Identificación del Público Objetivo: Definir claramente a quién va dirigida la información (pacientes, personal del hospital, comunidad en general).
Mensajes Clave: Desarrollar mensajes claros y concisos que destaquen los beneficios del proyecto y cómo utilizarlo.
Canales de Comunicación: Seleccionar los canales más efectivos para llegar a cada segmento del público objetivo.
Calendario de Divulgación: Establecer un calendario con fechas clave para la publicación de materiales informativos, eventos y actividades de divulgación.
Evaluación y Ajustes: Recoger feedback y evaluar la efectividad de las estrategias de divulgación, haciendo ajustes según sea necesario para mejorar los resultados.